Nell’ambito dei servizi che il nostro Studio fornisce, si inquadrano anche le attività connesse alla incombente diffusione della fatturazione elettronica, che a partire dal primo gennaio 2019 sarà obbligatoria per tutte le imprese ed i professionisti. 

Definizione di fattura elettronica

La fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato, trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (SDI), e da questo recapitato al soggetto ricevente. La trasmissione telematica al SDI può riferirsi ad una fattura singola ovvero ad un lotto di fatture.

Generazione della fattura elettronica

La predisposizione della fattura elettronica può avvenire tramite:

• servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate gratuito;
• portali web e gestionali messi a disposizione da software houses.

Emissione di una fattura elettronica

Per poter emettere una fattura elettronica, occorre innanzitutto dotarsi di:

• Un apposito programma di fatturazione elettronica, solitamente a pagamento, oppure utilizzare il software fattura elettronica Agenzia delle Entrate, chiamato SDI, sistema interscambio. A tal proposito si chiarisce che per poter utilizzare il software dell’agenzia delle Entrate bisogna in primis accreditarsi a FISCONLINE
• Una volta scelto il software, si passa alla generazione della fattura originale;
• Creata la fattura bisogna opporvi la firma digitale;
• La fattura può essere trasmessa al ricevente tramite il software di cui si è dotati o tramite il servizio dell’Agenzia delle Entrate.

Data di emissione e di ricezione della fattura elettronica via SDI

È stato chiarito che:

• la data di emissione (ai fini dell’individuazione del momento di esigibilità dell’IVA) è la data riportata

nel campo «Data» della sezione «DatiGenerali» del file della fattura elettronica;

• invece, la data di ricezione (ai fini dell’individuazione dei termini per l’esercizio della detrazione IVA ai

sensi degli artt. 19 e ss. del D.P.R. n. 633/1972) coincide con: quella attestata al destinatario dai canali telematici di ricezione ovvero la data di presa visione della fattura sul sito dell’Agenzia qualora la fattura non sia stata recapitata al destinatario per cause tecniche non imputabili al SDI.

Conservazione

Le fatture elettroniche, sia emesse che ricevute, devono essere conservate per 10 anni.

SUPPORTO & SOLUZIONI

Il passaggio alla fatturazione elettronica rappresenta un rivoluzione nel campo della documentazione amministrativa e in fase di avvio presenterà numerose difficoltà e complicazioni.

La gestione del ciclo attivo e passivo (fatturazione, trasmissione, ricezione, archiviazione, consultazione e conservazione a norma) utilizzando strumenti diversi per ciascuna fase (un software per la compilazione, un gestore per la trasmissione, un programma per la decodificazione delle fatture ricevute, un’archiviazione che non permette di visualizzare o trovare rapidamente le fattura, un soggetto terzo e diverso cui affidarsi per la conservazione dei documenti…) rischia di creare estrema confusione e assorbire inutilmente tempo e risorse.

Lo Studio, ritiene quindi consigliabile l’utilizzo di uno strumento unico per tutta la gestione delle fatture emesse e ricevute, che oltre ad eliminare tutta la burocrazia iniziale (acquisizione codici e abilitazioni) permetta la creazione e trasmissione dei documenti e operi contemporaneamente l’archiviazione e la conservazione a norma.

Lo Studio ha visionato differenti soluzioni tecniche proposte da varie software house per verificarne la semplicità e l’efficienza, che a nostro avviso sono le caratteristiche più importanti per la valutazione e la scelta dello strumento.

In questo caso lo Studio è in grado di offrire una soluzione software “RANOCCHI  E-Fatt Aziende – Hub Digitale docEasy” che permette l’emissione delle fatture attive e la ricezione delle fatture passive semplicemente accedendo a un portale web riservata tramite user name e password.

L’eventuale costo del servizio verrà determinato e concordato in base alla soluzione scelta dal cliente e dal volume di fatture attive e passive che transiteranno nel “ Hub Digitale docEasy ” dello Studio.

Rimaniamo naturalmente a disposizione per un confronto individuale in modo da valutare la migliore soluzione per ogni Cliente e personalizzarla rispetto alle rispettive esigenze, ma sarà bene giungere ad una decisione entro il mese di ottobre in modo da poter programmare con tranquillità l’acquisto del software, l’implementazione delle procedure interne all’Azienda e allo Studio, la formazione del rispettivo personale e l’introduzione di nuovi flussi operativi.

Sarà infine necessario poter iniziare ad utilizzare il nuovo software già dal mese di dicembre, anche se solo per l’emissione delle fatture cartacee, in modo da prendere confidenza con le nuove modalità e risolvere i conseguenti problemi in tempo utile per l’inizio dell’obbligo fissato al 1 gennaio 2019.

Anticipando il pensiero “sicuramente ci sarà una proroga….” purtroppo vi devo informare che il previsto 1 gennaio 2019 è già un termine prorogato di un anno, tale normativa infatti doveva entrare in vigore i 1 gennaio 2018.